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Bekanntmachung: Ex ante Veröffentlichung zur Beschaffung einer webbasierten Fachanwendung Digitales Förderverfahren/ Mitglieder/DMS

Bekanntmachung
Ex ante Veröffentlichung zur Beschaffung einer webbasierten Fachanwendung Digitales Förderverfahren/Mitglieder/DMS (Prüfung Binnenmarktrelevanz – UVgO)

Angaben zum Auftraggeber
Bezeichnung: Landessportbund Brandenburg
Kontaktstelle: Vorstandsvorsitzender
Postanschrift: Schopenhauerstraße 34
Ort: 14467 Potsdam
Telefon: +49 331 97198-12
Fax: +49 331 97198-34
E-Mail: vergabe@lsb-brandenburg.de
URL: https://www.lsb-brandenburg.de

Art und Umfang der Leistung
Der Landessportbund Brandenburg beabsichtigt, die Entwicklung und lauffähige Inbetriebnahme sowie die anschließende gesicherte Wartung einer webbasierten Fachanwendung zur Durchführung von ihm u.a. im Rahmen des Sportförderungsgesetzes und des Haushaltsrechts des Landes Brandenburg durchgeführter Förderverfahren sowie einer integrierten bzw. mit „Förderkonten“ verknüpften Mitgliederverwaltung im Rahmen einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) auszuschreiben.

Die vom Landessportbund im Rahmen des Sportförderungsgesetzes und der Haushaltspläne des Landes i.V.m. Förderrichtlinien der Landesregierung (vgl. www.mbjs.brandenburg.de/sport/sportfoerderung.html) verantworteten Förderverfahren werden derzeit im Wesentlichen papierschriftlich durchgeführt. Die Förderverfahren sollen ab dem Förderzeitraum 2023 im Rahmen einer webbasierten Fachanwendung möglichst vereinheitlicht und beginnend mit dem Förderantrag – über Rückfragen, Bewilligungen, Auszahlungen etc. – bis zur Schlussabrechnung weitgehend webbasiert und softwaregestützt mittels jeweiliger „Förderkonten“ der Antragsteller abgewickelt werden. Zusätzlich zur Abwicklung der Förderungen soll die Fachanwendung auch der Mitgliederverwaltung einschließlich der Beitragsverwaltung dienen.

Folgende Mindestanforderungen müssen zwingend und uneingeschränkt erfüllt werden:

• Die Fachanwendung stellt sicher, dass im Förderverfahren die jeweils nach dem geltenden Recht notwendigen Daten verarbeitet werden und eine entsprechende Anpassung bzw. Ergänzung der Eingabefelder mittels einfacher Umprogrammierung durch eine Fachkraft oder einen beauftragten Dritten erfolgen kann.
• Die Fachanwendung muss die Abwicklung von bis zu 15 Förderverfahren für bis zu 3.100 Antragsteller/Mitglieder und auch statistische Auswertungen der Förderungen für bis zu 10 zurückliegenden Jahren ermöglichen.
• Mittels eines mehrstufigen Authentifizierungsverfahrens ist die Rechtsgültigkeit der Dokumente des Förderverfahrens sicherzustellen. Die Unterlagen sind entsprechend den Vorschriften des Landeshaushaltsrechts rechtssicher auch zu Prüfzwecken vorzuhalten.
• Die Fachanwendung ist mehrmandantenfähig. Das Verfahren kann vom Landessportbund auch für mehrere Bewilligungsstellen (u.a. Kreis- und Stadtsportbünde, Landesfachverbände) betrieben werden.
• Sämtliche Zahlungs- und Rückzahlungsvorgänge der Förderverfahren sowie der Mitgliederverwaltung sind über eine Schnittstelle (Im- und Exportfunktion) zum vorhandenen System (S-Firm, DATEV) zu ermöglichen.
• Die Erstanlage der „Förderkonten“ soll grundsätzlich im Wege der Migration der Daten des bestehenden Mitgliederverwaltungssystems (Verminet, Vers. 5.3.3.3) erfolgen.
• Die laufende Pflege der Stammdaten der Mitgliederverwaltung/der Förderkonten erfolgt im Rahmen eines abgestuften Zugriffskonzepts für Mitglieder/Antragsteller, regionale Sportbünde (Kreis- und Stadtsportbünde) und Landessportbund/Bewilligungsstelle. Die Änderungen sind für die Dauer der Existenz der Förderkonten zu dokumentieren.
• Die Fachanwendung wird im Einklang mit den Vorgaben des europäischen und nationalen Datenschutzrechts auf in Deutschland lokalisierten Servern betrieben. Der Betreiber wird auch der zuständigen Datenschutzbehörde des Landes Brandenburg auf deren konkrete Anforderung uneingeschränkt Auskunft über die Einhaltung des Datenschutzrechts erteilen.
• Die Bedienung der Fachanwendung durch die Antragsteller muss auch für wenig geübte Benutzer intuitiv durchführbar sein.
• Gewährleistung eines langfristigen Supports in deutscher Sprache.
• Die Anwendung muss auf allen Ebenen Genderneutralität gewährleisten (m/w/d).

Haupterfüllungsort
Bezeichnung: Landessportbund Brandenburg
Postanschrift: Schopenhauerstraße 34, 14467 Potsdam

Ausführungsfristen

• Onboarding ab 01.09.22
• Testphase Gesamtsystem 15.10.2022 – 30.10.2022
• Verbindliche Inbetriebnahme ab 01.11.2022

Zusätzliche Angaben
Diese Vorabveröffentlichung dient nur der Information, dass eine Vergabe geplant ist. Ein Anspruch auf Einbeziehung in das Vergabeverfahren besteht nicht. Die Vergabeentscheidung erfolgt im Rahmen des § 55 der LHO des Landes Brandenburg i.V.m. dem Brandenburgischen Vergabegesetz.

Sollten Sie an der Teilnahme am Verhandlungsverfahren interessiert sein, teilen Sie Ihren Teilnahmewunsch bitte bis zum 22.07.2022 um 12:00 Uhr an vergabe@lsb-brandenburg.de mit. Folgende Unterlagen sind beizufügen:

• kurzes Unternehmensprofil, Ansprechpartner
• Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung
• Beschreibung der angebotenen Software sowie der ggf. notwendigen Anpassungen zur Erfüllung der vorgenannten Mindestanforderungen
• Erklärungen über nachgewiesene Erfahrungen bei der Einführung entsprechender oder vergleichbarer Systeme
• Eigenerklärung zu Umsatz, Insolvenzverfahren, Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB und Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen gem. FB_124_LD – VHB

Sollten Interessenten bis zum 27.07.2022 keine entsprechende Anfrage erhalten haben, wurden sie nicht berücksichtigt.

Die komplette Bekanntmachung erhalten Sie hier.

Ergebnis des Verfahrens